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Vendredi 21 septembre 2012 s’est tenue au siège de la Fédération des Chasseurs de la Marne une importante réunion dans le but de relancer l’Association des Jeunes Chasseurs de la Marne.

Lire la suite : Ca démarre pour la Marne !

Ça y est, vous venez de former un groupe de jeunes motivés pour se lancer dans la création d'une ADJC. Vous trépignez comme au beau matin d'une ouverture… mais par où commencer ? Cette fiche est là pour vous guider dans vos premiers pas, en vous donnant quelques conseils, que vous êtes bien sûr libres de suivre, ou pas !!!

 

LES ASPECTS OFFICIELS

Créer une association loi 1901, c'est par définition respecter une loi, et donc des règles et un cadre légal. Les paragraphes suivants en présentent les grandes lignes, sachant que pour cela le passage obligé demeure la Préfecture ou une Sous-Préfecture de votre département.


Les statuts

C'est un document décrivant l'association et son organisation. On y retrouve une description de ses objectifs, ses buts, les personnes qui vont la constituer (membres du bureau, adhérents …) et ses grands principes de fonctionnement.
L'ANJC tient à disposition des candidats à la création des statuts types pour la création d'une association de jeunes chasseurs. N'hésitez-pas à les demander !!
Les statuts d'une association peuvent être complétés par un règlement intérieur, qui détaille son fonctionnement (réunions, rôles particuliers, horaires, sanctions …). Mais ce n'est pas une obligation. Par expérience, nous conseillons toutefois la rédaction d'un règlement intérieur détaillé  que chaque membre signe au moment de son adhésion.


L'Assemblée Constituante

Le point de départ officiel d'une association est l'Assemblée Constituante. Cela va être l'occasion de présenter au "monde entier" votre projet et d'intéresser vos premiers adhérents !!!  Mais c'est surtout une étape nécessaire pour la création de documents essentiels à la déclaration officielle.

L'ordre du jour est en général le suivant :
-    la présentation du projet de l'association ;
-    la lecture, présentation et adoption des statuts ;
-    la désignation ou la présentation des membres du conseil d'administration (et/ou du bureau) ;
-    des sujets complémentaires (montant des cotisations, date des permanences …) ;
 
C'est une étape qui se prépare (rédaction des statuts, présentation visuelle du projet) et qui doit donner lieu à la production de deux documents :
-    le procès-verbal de l'Assemblée Constituante (un compte-rendu, signé par les membres du bureau)
-    la feuille d'émargement avec la signature de l'ensemble des participants

La déclaration de Constitution d'une Association

Une fois l'Assemblée Constituante terminée, vous avez tous les éléments pour déclarer officiellement votre association.
Le dossier de déclaration, à déposer en Préfecture ou Sous-Préfecture, comprend :
-    Une déclaration de constitution sur papier libre, indiquant la dénomination précise de l'association (son sigle ne suffit pas), son objet, l'adresse de son siège social ainsi que l’état civil, la profession et la signature de tous les membres du Conseil d'Administration ;
-    Un exemplaire des statuts signé et daté par au moins deux fondateurs ou administrateurs  
-    La demande d'insertion au Journal Officiel (imprimé disponible à la préfecture ou à la sous-préfecture d'enregistrement), remplie et signée par le Président. Le coût est d’environ 40€ TTC.
 
Un point particulier : le siège social de votre association. Si, d'un commun accord avec la Fédération des Chasseurs de votre département, vous choisissez comme siège de votre association celui de la fédération, sachez que vous devrez accompagner vos statuts d'un courrier signé par le Président de la Fédération des Chasseurs, vous autorisant à y établir votre siège.
 
En retour, vous recevrez un récépissé de déclaration. La publication au Journal Officiel, qui confère à l'association sa "personnalité juridique", doit intervenir dans un délai d'un mois à compter du jour de la déclaration à la préfecture.
 
Il existe de nombreux sites sur Internet décrivant les différentes démarches à faire lors de la création. Vous pourrez y trouver notamment des documents types généraux :
-    un site ministériel
-    un centre de ressources pour les associations


Autres aspects légaux

Tout au long de la vie de votre association, sachez que vous avez certaines règles à respecter :
-    vous devez réunir vos adhérents au minimum une fois par an lors d'une Assemblée Générale Ordinaire, qui donnera lieu à un Procès Verbal envoyé en Préfecture ;
-    vous devez tenir à jour une trésorerie, en conservant tous les justificatifs de vos mouvements d'argent ;
-    vous devez tenir un registre de l'association : un cahier sur lequel vous noterez au fil du temps les réunions et délibérations du Bureau et du Conseil d'Administration.
 

LES ASPECTS ADMINISTRATIFS

La banque

Même s'il ne va pas couler à flot, vous allez devoir gérer de l'argent et donc, avoir un compte bancaire. Pas de conseil particulier pour ce qui est du choix de la banque, sauf peut-être de penser au côté pratique pour le trésorier (éviter de choisir une agence à l'autre bout du département et préférer une banque qui vous permet de consulter votre trésorerie par internet sans frais éxagérés). Une mise en concurrence peut être intéressante.
Le jour de l'ouverture du compte, en fonction des banques, il est nécessaire que l'association soit représentée par le Président, le trésorier voire le trésorier adjoint. Afin de faciliter les mouvements d'argent et le fonctionnement de l'association, une décision concernant la délégation de signature au trésorier et/ou au trésorier adjoint est très intéressante à prendre. Le président ne sera ainsi pas le seul à pouvoir faire des achats ou déposer de l'argent sur un compte bancaire.
Il peut être intéressant d'avoir deux chéquiers en circulation, pour faciliter les achats. Pour éviter les refus en caisse, il est préférable de conserver avec le chéquier un courrier, signé par le Président, indiquant les personnes autorisées à la signature (avec tampon de l'association, numéro de carte d'identité des personnes).
Lors de vos achats, toujours demander des justificatifs (factures). Vos comptes ne seront que mieux gérés et s’il y a un jour un contrôle, vous serez en règle.

L'assurance

Être responsable associatif peut aussi devenir être demain responsable d'un évènement malheureux survenu par malchance au sein de l'association. Pour couvrir cela, il est nécessaire de prendre une assurance associative. Comme pour la banque, pas de conseil particulier pour ce qui est de son choix. Par contre, voici un certain nombre de questions à poser à son assureur vis-à-vis du contrat qu'il va vous proposer :

En cas d'accident lors d'une activité organisée par l'association, un tribunal peut être susceptible de retenir la responsabilité de l'association ou de l'un de ses membres. Le contrat garantit-il la responsabilité de :
-    l'association en tant que personne morale ?
-    ses dirigeants (bureau) ?
-    ses membres ?
-    les mineurs dont l'association  a la surveillance (nous en comptons quelques-uns) ?
Si non, quel coût supplémentaire devrait être prévu pour couvrir toutes ces personnes ?
 
Le contrat considère-t-il toutes ces personnes comme tiers entre elles (de sorte que la responsabilité d'un adhérent vis à vis d'un autre soit garantie) ?
Si non quel coût supplémentaire ?
 
Outre les réunions, les activités de l'association vont également être des sorties sur le terrain, hors situations de chasse... le contrat couvre-t-il les accidents pouvant survenir lors de ces activités ? Par exemple : un adhérent se casse une cheville en sautant un fossé dans le marais.
Si non quel coût supplémentaire ?

L'association va potentiellement être amenée à convier des personnes non adhérentes dans ses activités, dans le cadre d'actions de communication en direction des non-chasseurs. Le contrat couvre-t-il les accidents pouvant survenir à ces personnes durant ces activités ? Si non, doit-on prévoir un contrat particulier lors de chaque activité ?
 
L'association peut organiser une journée de chasse avec ses adhérents chasseurs. En cas d'accident, l'assurance individuelle "chasse" des adhérents entre en jeu. Par contre, dans le cas où un tribunal retiendrait la responsabilité de l'association dans cet accident, que prévoit le contrat ? Est-ce un cas possible ?

L'association est également ouverte aux non-chasseurs. Dans la situation précédente, que se passe-t-il si l'accident implique un adhérent non-chasseur ? Il risque effectivement d'être victime d'un adhérent chasseur, qui sera donc "couvert" par son assurance "chasse". Mais dans le cas où un tribunal retiendrait la responsabilité de l'association dans cet accident, est-on dans une situation différente de la précédente ?
 
Un jour peut-être l'association conviera des non-chasseurs à une journée de chasse. Mêmes questions que la situation précédente avec une personne qui n'est pas adhérente.
 
L'association organise un repas pour ses adhérents, et pourquoi pas des invités non adhérents. Le contrat prévoit-il la garantie des intoxications alimentaires ? de ses adhérents ? de ses invités ?
 
Pour ses réunions, l'association occupe à titre gratuit une salle (par exemple au siège de la Fédération des Chasseurs). Que prévoit le contrat en cas d'incendie, de dégât des eaux, d'explosion ?
 
Le nombre d'adhérents tend à augmenter... Qu'implique la mention du nombre d'adhérents dans le contrat ? Est-ce une limite vis à vis des garanties ? Quelles sont les conséquences d'un dépassement de ce nombre ?

N'hésitez pas à faire une mise en concurrence entre les assurances, à couverture égale. Des surprises intéressantes peuvent arriver.
 

LES ASPECTS ORGANISATIONNELS

La gestion des adhérents

L'une de vos préoccupations va être d'intéresser de nouveaux adhérents.
Pour cela, il faut d'abord penser à créer un bulletin d'adhésion. Dans un premier temps, une simple feuille A4 peut suffire avec :
-    une description de votre association, et notamment l'adresse pour adhérer
-    une partie à remplir par l'adhérent (nom, prénom, adresse, mail, âge)
-    éventuellement un questionnaire complémentaire (mode de chasse, territoire, intérêt dans les différents types d'actions proposées …)
 
Ensuite, quoi de plus sympa pour l'adhérent que de recevoir une preuve de son adhésion !!!
Créer une carte d'adhérent n'est pas forcément onéreux. Elle peut être toute simple, imprimée par vous même sur des cartons avec comme infos : le nom de l'association, le libellé "Carte d'adhésion",  nom/prénom/adresse/date naissance de l'adhérent, la signature du Président et de l'adhérent, un numéro de carte (et donc d'adhérent), et une date de délivrance.
 
Un truc pas mal : avoir un tampon siglé de votre ADJC afin de pouvoir estampiller les cartes d'adhérents, les courriers ...
 
Avoir des adhérents, c'est bien, mais encore faut-il tenir à jour leur liste.
On peut se la jouer ancienne école, mais aujourd'hui la liste d'adhérents se gère idéalement dans un tableur informatique. Vous créez un joli tableau dans votre outil favori (Excel par exemple), en réfléchissant dès le départ aux différentes utilisations de cette liste : le publipostage, la création de liste restreinte des adhérents participants à telle ou telle activité, le suivi des appels à cotisation … En général, le secrétaire de l'association est le garant de cette liste, qui doit bien sûr être UNIQUE (pour éviter l'attribution d'un même numéro d'adhérent à deux personnes différentes par exemple). Pensez à demander et mettre à jour les adresses e-mails de vos adhérents ! L’e-mailing est le moyen de communication le plus rapide et le moins onéreux.
 
Pensez à communiquer avec vos adhérents.
Ils ne doivent pas se sentir oubliés, avoir l'impression que rien ne se passe dans cette association, ou que tout se fait dans un petit cercle fermé.
Pour cela, voici quelques pistes :
-    envoyer un courrier régulier (trimestre …) ou un mail avec les activités proposées,
-    répartir les adhérents (par secteur, par affinité ou par hasard) entre les membres du Conseil d'Administration, afin que chacun soit chargé d'un lien téléphonique ou mail régulier.

L'histoire de votre association

On a fait quoi depuis un an ? Quelques trucs quand même, mais quoi ? Et pour combien d'adhérents ? C'est dommage de dépenser de l'énergie pour mener à bien des activités et petit à petit, ne plus s'en rappeler !!!!
Dès le départ, il faut prendre la bonne habitude de noter ce qui se passe dans l'association, pour conserver des traces de la vie de votre association : les contacts pris, les réunions que vous organisez ou auxquelles vous participez (car logiquement vous allez petit à petit être invités par ci par là), les sorties avec à chaque fois la liste des participants... cela permettra en fin d'année de raconter tout cela en Assemblée Générale !!
Il ne faut pas hésiter à se rapprocher de l’ANJC pour communiquer sur ce que vous faites et vous faire aider sur certains points de méconnaissance.
 
Internet
C'est un outil incontournable pour faciliter la vie de votre association avec en première ligne le mail. Pensez dès le départ à créer une adresse mail pour votre association. Cela va faciliter la communication que vous ferez auprès de vos différents contacts. Deux stratégies pour la gestion de cette boite mail :
-    la confier à une seule personne (qui devient alors responsable de son utilisation, et qui va donc parler au nom de l'association) ;
-    laisser cet accès à plusieurs personnes, ce qui nécessite une bonne entente et une coordination afin d'éviter les oublis ou les envois en double e réponses.

 

Un forum privé ? Si parmi vos adhérents, certains ont l'habitude de la mise en place et de l'administration de ce style d'outil, cela peut devenir très intéressant pour les échanges d'idées entre adhérents.
 
Un site Internet ? Créer un site Internet est un projet intéressant, mais le faire vivre est beaucoup plus compliqué !!! Un site web qui ne bénéficie pas de mises à jour régulières renvoie une image exactement contraire à ce qui était recherché : voir en page d'accueil aucun article récent (moins d'un mois) en dit long sur le manque de dynamisme d'une association.
Pour cette raison, l'un des rôles de l'ANJC est de vous permettre de diffuser vos informations sur Internet, et ce au sein d'un site continuellement mis à jour (une à plusieurs fois par semaine !!).

Le courrier postal

La vie n'est pas que virtuel !!! Vous allez aussi recevoir des courriers au format papier … ne serait-ce que les bulletins d'adhésion !!!
La encore, diverses possibilités :
-    la centralisation de toute votre correspondance chez le Président (mais attention, le jour où le Président change, il faut penser à prévenir tous les interlocuteurs habituels)
-    la gestion de vos courriers via votre FDC (soit une bannette dédiée, soit un transfert de courrier chez le Président ... et donc le jour où le Président change, seule la FDC doit être prévenue).
-    La répartition des courriers en fonction des rôles : les adhésions chez le secrétaire, les courriers de la banque chez le trésorier …

CONCLUSION

Avec tous ces conseils, vous voilà partis sur de bons rails !! Mais cette rubrique est aussi ouverte à vos remarques ou vos compléments. N'hésitez pas à nous les communiquer, afin d'en faire profiter les autres associations de jeunes chasseurs.

Le week end du 11 et 12 septembre 2010 s’est tenu la 4ème édition de la Fête de la Chasse et de la Nature dans le parc du Palais Impérial de Compiègne (Oise).
Ce fût une vitrine idéale pour présenter le projet de relance de l’Association Départementale de Jeunes Chasseurs de l’Oise. Un des administrateurs de l’ANJC à l’origine de ce projet nous raconte :

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